Unterschiedliche Möglichkeiten eine Rechnung zu erstellen

Wir haben für Sie in OfficeFreund verschiedene Möglichkeiten integriert, wie Sie eine Rechnung erstellen können. Im Folgenden erklären wir jeweils die Vorteile.
Entscheiden Sie selbst welcher Weg für Sie der beste ist.


Direkt

Aufruf für eine Netto - Rechnung mit Menü: Auftrag – Netto - Rechnung (neu).
Vorteil: Schneller direkter Aufruf.


Aus Auftragsverwaltung

  1. Aufruf über Menü: Auftrag – Aufträge (verwalten).
  2. Wechseln Sie zum Register Rechnung.
  3. Erstellen Sie die gewünschte Rechnung mit der   Neu Schaltfläche. Wählen Sie für eine Netto-Rechnung aus „Vorgang – netto“ und für eine Brutto-Rechnung aus „- brutto“ aus.

Vorteile

  • Sie haben hier alle Auftragsvorgänge und die entsprechenden Positionen, Abzüge und Zuschläge und den Mahnungsverlauf auf einen Blick verfügbar.
  • Falls Sie Aufträge auf andere Aufträge bezogen haben (z.B. haben Sie aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung und dann daraus eine Rechnung erstellt), dann können Sie diese zusammengehörigen Aufträge auf dem Register Historie einsehen.

Aus der Adressverwaltung

  1. Aufruf über Menü: Adressen – Adressen (verwalten).
  2. Wählen Sie den zuvor angelegten Kunden aus.
  3. Wechseln Sie im Detailbereich auf das Register Aufträge
  4. Klicken Sie auf „Detaildaten:  “ und wählen Sie dann die gewünschte Rechnungsart aus.

Vorteile

  • Bei der Erzeugung einer Rechnung wird der ausgewählte Kunde sofort eingetragen.
  • Sie haben hier alle kundenrelevanten Daten auf einen Blick verfügbar.
  • Sie können von hier Aufträge und Schriftstücke erzeugen, bearbeiten und löschen.
  • Sie sehen die Kundenumsätze, sowie angebotene und gekaufte Artikel.
  • Sie können offene Rechnungen anmahnen bzw. buchen.

Kopfdaten eingeben

Geben Sie jetzt die Daten in die Rechnung ein. Falls Sie die Rechnung über den direkten Aufruf, bzw. die Auftragsverwaltung geöffnet haben, müssen Sie als erstes einen Kunden auswählen.


Kunden suchen bzw. bearbeiten

Wählen Sie als erstes einen Kunden aus, bzw. kontrollieren Sie die Daten.
Sie können dazu entweder die Schnellsuche verwenden (Siehe Beschreibung in der Abbildung), oder Sie rufen das erweiterte Suchfenster über die Suchen Schaltfläche auf.


Tipp: Wenn Sie sich im Suche-Feld befinden können Sie mit der Tastenkombination STRG+F alle Kunden anzeigen.
Ansonsten wird die Suche nach der Eingabe des zweiten Zeichens gestartet.


Kopfeinstellungen und Kopftext

Überprüfen Sie jetzt die Daten für die Bestellart, Versandart etc.


Sollte Ihnen dort ein Eintrag fehlen, können Sie mit der entsprechenden Schaltfläche die Grundeinstellungen aufrufen und dort einen Eintrag hinzufügen, bzw. verändern.


Wechseln sie auf die Registerseite Artikel

Bildschirm Artikeltabellenansicht anpassen

Passen Sie als erstes die Bildschirmdarstellung an Ihre Anforderungen an.
Die Bildschirmdarstellung wird separat für Brutto-, Nettoaufträge und Lieferscheine gespeichert.
Hinweis: Diese Einstellungen betreffen nur die Bildschirmansicht nicht den Ausdruck.

Artikel Zusatzspalten und Ihre Bedeutung

Bedeutung der unterschiedlichen Artikeltypen. (Spalte „Typ“)
Tipp: Falls Sie die folgenden Spalten nicht verwenden, können Sie diese wie oben beschrieben ausblenden.


Bedeutung der unterschiedlichen Artikelgruppen (Spalte "Gruppe")

Die Unterscheidung in verschiedene Gruppen muss bei Handwerkerrechnung vorgenommen werden, damit eine gesetzeskonforme Ausweisung der MWSt. Beträge erreicht wird.


Artikel eingeben, bzw. Suchen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Artikel in die Artikeltabelle einzugeben. Im Folgenden werden die Unterschiede und jeweiligen Vorteile erklärt.

Artikel und Artikelkombinationen können in Zeilen mit dem Typ A Artikel und AA Alternativ-Artikel (siehe oben) gesucht und eingefügt werden.
Freitexte können in Zeilen mit dem Typ F Freitext gesucht und eingefügt werden.


Direkte Suche in der Artikeltabelle

Vorteile

  • Sie können in der Artikeltabelle bleiben.
  • Sie können die komplette Suche mit der Tastatur durchführen.
  • Bei der Suche wird der Preis aus der Preisgruppe übernommen, die bei dem ausgewählten Kunden eingestellt ist.
  • Tipp: Sie können z.B. mit „AN, MC“ nach einem Artikel mit der Artikelnummer „AN“ und einem Matchcode „MC“ suchen. Falls Sie nur den Matchcode auswendig wissen, dann geben Sie „ ,MC“ ein.


Direkte Suche in der Artikeltabelle

Vorteile

  • Sie können mehrere Artikel in einem Schritt auswählen und in einem „Rutsch“ übernehmen.
  • Sie können nach mehr Informationen suchen.
  • Sie sehen die unterschiedlichen Verkaufspreise.
  • Sie können das Artikelfenster mit der Bearbeiten Schaltfläche öffnen.

Artikel einlesen

Zusätzlich zu der Möglichkeit Artikel aus der Artikeldatenbank einzulesen können Sie die kompletten Artikel eines beliebigen Auftrages in einem Rutsch einlesen, oder Artikeldaten aus einer EXCEL, bzw. CSV Datei einlesen.


Wechseln sie auf die Registerseite Abzüge / Zuschläge.

Abzüge. bzw. Zuschläge eingeben

Prozentuale Abzüge bzw. Zuschläge vor dem Rechnungsbetrag.


Die prozentualen Abzüge, bzw. Zuschläge beziehen sich jeweils auf den durch den vorhergehenden Abzug bzw. Zuschlag entstandenen Betrag. Der prozentuale Abzug, bzw. Zuschlag wird auf jeden Artikel in der Rechnung angewendet.

Beispiel für einen Gesamtartikelpreis von 100 € und einen Abzug1 (-3%) und einen Abzug2 (-5%).
Abzug1: 3% von 100 € sind 3 €. Der reduzierte Betrag ist 97 €.
5% von 97 € sind 4,85 € Der reduzierte Betrag ist 92,15 €.
Der resultierende prozentuale Wert für diese beiden Abzüge ist also 7,85 %.

Betragsmäßige Abzüge bzw. Zuschläge vor dem Rechnungsbetrag.

Die betragsmäßigen Abzüge, bzw. Zuschläge werden auf die möglicherweise schon prozentual reduzierten Artikel angewendet. Da es in einer Rechnung Artikel mit verschiedenen MWSt - Sätzen, bzw. bei Handwerkern eine Unterteilung in „Arbeitsleistung“ und „Materialkosten“ geben kann, muss ein betragsmäßiger Abzug, bzw. Zuschlag einer genau definierten Artikelgruppe zugeordnet werden.

Im Beispiel unterhalb sehen Sie einen frei eingegebenen Zuschlag „Versandkosten“ von „10 €“ der auf die Artikelgruppe mit „19,00%“ aufgeschlagen wird.



Gesamtabzüge bzw. Gesamtzuschläge nach dem Gesamtbetrag.

Tipp: Gesamtabzüge können Sie einsetzen, falls ein Kunde für eine bestimmte Rechnung schon eine Anzahlung durchgeführt hat.


Der Skontobetrag wird aus dem Rechnungsbetrag errechnet.

Wechseln Sie auf die Registerseite Fuß.

Fußdaten eingeben

Geben Sie auf dieser Registerseite das Zahlungsziel, ein mögliches Skonto ein und überprüfen Sie den Fußtext und die ausgewählten Zusätze.

Sie können im Text für das Zahlungsziel bzw. das Skonto Platzhalter verwenden. Diese Platzhalter beginnen mit dem @ - Zeichen. Im Ausdruck werden die Platzhalter durch die entsprechenden Werte ersetzt. Lesen Sie welche Platzhalter bei Zahlungsziel bzw. Skonto verwendet werden können.


Zusätze

Falls Sie bestimmte Zusätze immer bei einem Auftrag haben wollen, bietet es sich an, diese bei dem entsprechenden Auftrag in den Grundeinstellungen zu markieren.

Drucken

Mit der Drucken Schaltfläche wird der Druckdialog aufgerufen.


Ausdruck mit Standardeinstellungen

Audruck anpassen

Audruck mit geänderten Einstellungen