Was ist eine ABO Rechnung?

Eine ABO Rechnung ist eine Vorlage für die automatische Erzeugung von gleichartigen Rechnungen an einen bestimmten Kunden in regelmäßigen Abständen.

Das kann sinnvoll sein, wenn Kunden z.B. für wiederkehrende gleichartige Serviceleistungen jedes Quartal die gleiche Rechnung bekommen sollen. Mit Hilfe der ABO Rechnung kann man die wiederkehrende Erstellung der Rechnung automatisieren und spart damit sehr viel Zeit.


Wie wird eine ABO Rechnung erzeugt?

Damit eine ABO Rechnung erzeugt werden kann muß in OfficeFreund die Erstellungsvorschrift für die ABO Rechnung angelegt werden.


Wie wird die durch die Erstellungsvorschrift erzeugte Rechnung weiterverarbeitet?

Nach der Erzeugung durch die Erstellungsvorschrift wird die erstellte Rechnung mit der Rechnungsnummer "Neu" in der Auftragsverwaltung sichtbar und kann dort weiterverarbeitet (Gedruckt, als PDF gespeichert, oder als EMail versendet werden) werden.

Und jetzt Schritt für Schritt zur fertigen wiederkehrenden Rechnung anhand eines konkreten Beispiels:

Kunde "Blühgut" soll für vierteljährliche für Park Pflegearbeiten eine quartalsmäßige Servicerechnung über den gleichen Betrag erhalten.


In der Rechnung soll im Kopftext auf den Servicevertrag hingewiesen werden und wann dieser vereinbart wurde.

Schritt 1 - Kunden wählen

  • Aufruf der Adressverwaltung über Menü "Adressen -> Adressen (verwalten).
  • Kunde auswählen, für den die ABO Rechnung erzeugt werden soll. In diesem Fall der Kunde "Blühgut".


Schritt 2 - neue ABO Rechnung für Kunden anlegen

  • Auf das Detailregister "Aufträge" klicken.
  • Auf das grüne "+" klicken und "ABO Rechnung" wählen.



Schritt 3 - ABO Rechnung füllen

  • Auf der "Kopf" Seite der neu angelegten ABO Rechnung wird jetzt sofort der ausgewählte Kunde "Blühgut" eingetragen.
  • Im "Kopftext" soll Bezug auf den zugrundeliegenden Servicevertrag und das Servicevertrag Startdatum genommen werden.
    Der folgende Kopftext "Die vorliegende Rechnung wird aufgrund der Service - Vereinbarung @AboRefNr vom @aDatum gestellt." wird eingetragen.
    Das Feld "@aDatum" mit dem Erstellungsdatum der ABO Rechnungsvorlage.
    (Weitere Felder wird in einer kommenden Servicedatei dazukommen)



Schritt 4 - Weitere Daten eintragen

  • Tragen Sie auf der Registerseite "Artikel" alle Artikelpositionen der wiederkehrenden Rechnung ein.
  • Tragen Sie auf der Registerseite "Abzüge..." alle Abzüge und Zuschläge der wiederkehrenden Rechnung ein.
  • Tragen Sie auf der Registerseite "Fuß" die Zahlungsmodalitäten etc. der wiederkehrenden Rechnung ein.


Schritt 5 - Erstellungsvorschriften für die zu erzeugenden Rechnungen setzen

  • Alle Erzeugungseinstellungen werden auf der Registerseite "ABO" gesetzte.
  • Damit die Einstellungen angezeigt werden und die ABO Rechnung aktiv ist muß ein Häkchen bei aktiv gesetzt werden.
  • Im Feld Beschreibung können Sie eintragen, wofür dieses ABO verwendet wird.
    Dieser Eintrag ist rein für Sie bestimmt.
  • Im Feld ABO-Referenznummer können Sie eine Referenznummer eintragen, die z.B. auf allen auf dieser Grundlage erzeugten Rechnungen erscheinen soll. In unserem Fall soll hier die Servicevertrag Nummer "ParkXXL" eingetragen werden, die später über die Variable @AboRefNr (siehe oben) ausgegeben wird.
  • Im Feld MatchCode können Sie einen MatchCode eingeben und damit z.B. in der Auftragsverwaltung nach allen gleichartigen Serviceverträgen suchen. In unserem Fall "Park-Pflege".
  • Im Feld Erste Ausführung tragen Sie das Startdatum ein, nach dem die erste Rechnung auf der Grundlage der ABO Rechnung erstellt werden soll.
  • Im Feld Intervall können Sie feste Intervall vorgeben, an denen die neue Rechnung auf der Grundlage der ABO Rechnung erzeugt werden soll.
  • Wir wählen im Feld Intervall die Einstellung "frei" und können dann die Monate auswählen an denen einen neue Rechnung erzeugt werden soll. Wir wählen "März", "Juni", "September" und "Dezember" als Monate für die Erstellung der Rechnug.
  • Bei Letzte Ausführung können wir einstellen, ob die Erzeugung der Rechnungen bis auf "Wiederruf", oder nur bis zu einem bestimmten Enddatum erfolgen soll.



Schritt 6 - Neue Rechnung wird auf der Grundl.age der ABO Rechnung erzeugt

  • Bei dieser Einstellung (Erste Ausführung 08.08.2023) wird die erste Rechnung am folgenden ersten Tag in September erzeugt, an dem OfficeFreund gestartet wurde.
    Danach wird eine Rechnung im Dezember, März, Juni .... usw. solange erzeugt, solange die ABO - Rechnung aktiv ist, oder ein Enddatum für die Letzte Ausführung gesetzt wurde.


Schritt 7 - Wo kann die erzeugte Rechnung eingesehen und weiterverarbeitet werden?

  • Auf der OfficeFreund Startseite im unteren Bereich bei Zuletzt bearbeitete Aufträge, Adressen und Schriftverkehr und können von dort mit einem Doppelklick geöffnet und z.B. gedruckt werden.
  • In der Adressverwaltung (Menü: Adressen -> Adressen (verwalten)) im Detailregister "Aufträge" des entsprechenden Kunden.
  • In der Auftragsverwaltung (Menü: Auftrag -> Aufträge(verwalten)):
    - Am besten Sie wechseln dort auf die Registerseite "Rechnungen".
    - Sie können dann auch mehrere noch nicht erzeugte Rechnungen auf einen rutsch mit "Drucken -> Rechnungen -> drucken/als PDF speichern" erzeugen, bzw. ausdrucken.